Documentbeheer

Documentbeheer

Door de jaren heen verzamelde je een schat aan documenten. Je creëerde je eigen structuur oom die documenten snel te raadplegen. Toch voel je meer en meer de nood aan uitgebreide zoekfunctionaliteiten. Snel en via verschillende manieren vind je je documenten terug. Ken jij ook dat probleem van verschillende versies van een document op verschillende plaatsen in uw netwerk? Of files waar je geen toegang tot hebt omdat deze al geopend zijn door een andere gebruiker?

Wij kunnen je helpen. Met verschillende documentbeheersystemen – opslagplaatsen, lokaal of in de cloud – waarin beschrijvende metadata (zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status of eender welk door u bepaald kenmerk) van documenten worden opgeslagen. Zo is alles gemakkelijk terug te vinden.
Documentbeheersystemen worden gebruikt om de documenten elektronisch op te slaan en daarmee te voldoen aan wet- en regelgeving zoals:

  • Archiefwet
  • NEN 2082 (voorheen: ReMANO)
  • ISO 9001 certificering
  • Pressure Equipment Directive
  • FDA 21 CFR Part 11
  • License to Operate
  • Sarbanes-Oxley
  • Seveso I en II
Data storage. Laptop and file cabinet with ring binders. 3d

Document management wordt op operationeel niveau anders toegepast dan op beleidsniveau. Op operationeel niveau ligt de nadruk vaak op routering van documenten, status en integratie met bedrijfsprocessen. Op beleidsniveau is het documentbeheer vaak losser georganiseerd om creativiteit en het gezamenlijk ontwikkelen (collaborative editing) van documenten te faciliteren.

Gebruikersinterface
Documentbeheersystemen zijn toepassingen die perfect integreren in je bestaande, vertrouwde omgeving. Ze kunnen via een webbrowser of via je verkenner geraadpleegd worden. Ook worden er rapportageprogramma’s gebruikt die overzichten van de documenten genereren.

Indexeren en zoeken
Indexeren is het identificeren van termen die beschrijvend zijn voor een document. Dit kan geautomatiseerd gebeuren of handmatig. Wanneer er sprake is van ‘full text zoeken’, is de tekst op de gescande afbeeldingen herkend (middels OCR) en als metadata te gebruiken. Dit is een vorm van automatisch indexeren. Er wordt dan in mindere mate een onderscheid gemaakt tussen inhoudelijk indexeren (op onderwerpen) en formeel indexeren (op kenmerken zoals auteur, vorm en publicatiedatum).

Versiebeheer
Versiebeheer is handig wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Lezers van het document willen dan weten of er een aanpassing in het document is aangebracht, welke de aanpassing is en door wie ze is aangebracht. Lezers kunnen actuele versies met vorige versies van documenten vergelijken en deze (indien voldoende rechten) herstellen door bijvoorbeeld het ‘terugzetten’ van een vorige versie.

Enkele voordelen van het gebruik van versiebeheer is dat het niet meer nodig is om oudere versies als afzonderlijke documenten te bewaren, waardoor er minder snel misverstanden zullen ontstaan over wat nu de actuele versie is. Bovendien kost versiebeheer minder opslagruimte dan het opslaan van de afzonderlijke documenten.

Routing
Routing van documenten geeft de mogelijkheid om een document langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is (concept), ter goedkeuring of definitief.

Voorbeelden van gebruik van routing zijn:
Een concept moet eerst worden goedgekeurd door een panel voordat het document de status ‘definitief’ krijgt en dit gepubliceerd mag worden.

Een digitale factuur moet eerst worden goedgekeurd voordat het bijhorende bedrag betaald kan worden.

Een projectdocument moet eerst vastgesteld worden door een projectteam, voordat het gepubliceerd wordt in het projectdossier.

Routing wordt meestal onder de noemer Workflow (werkstroom) geplaatst.

Archivering
Een ander voordeel van een documentmanagementsysteem is dat documenten digitaal worden opgeslagen. Hiermee kunnen bedrijven, organisaties en overheden voldoen aan de Belgische Archiefwet. Digitale documenten kunnen eenduidig worden opgeslagen en beveiligd.

Je kan ons steeds contacteren via onze Contactpagina.

Wij beantwoorden met veel plezier al uw vragen.